Priorytetyzowanie zadań. Jak to wszystko ogarnąć?

with Brak komentarzy

Każdy, ale to absolutnie każdy, analityk – świeżak, z jakim pracowałam, zadaje mi to samo pytanie: “Natalia, jak to wszystko ogarnąć? Skąd Ty wiesz, co jest najważniejsze w danej chwili?”. Umiejętne priorytetyzowanie zadań może Ci zapewnić (względny) spokój. 


Ogólnie, priorytetyzowanie zadań to temat rzeka. Jest mnóstwo technik, które w moim codziennym życiu analityka są… mało przydatne. Może trochę przesadzam, ale w sytuacji, kiedy 5 osób z zespołu do mnie dzwoni, dostaję superważne maile “nie cierpiące zwłoki”, a Project Manager upomina się o rzeczy “na wczoraj”, ostatnią rzeczą, o której wtedy myślę, jest macierz Eisenhowera albo zasada Pareto (choć ta jest bardzo interesująca, warto by ją poznać). 

Po wielu podejściach do tematu, wypracowałam sobie zestaw priorytetów, którymi kieruję się w swojej codziennej pracy. Absolutnie nie jest on uniwersalny i każdorazowo musi być dostosowany do projektu i sytuacji, w której akurat jestem. Jeżeli będziecie chcieli z niego skorzystać, to również będziecie musieli to zrobić.

Za co mi płacą?

W pierwszej kolejności należy zadać sobie pytanie: “Za co mi płacą?” Serio. Rola analityka biznesowego nie jest twardo zdefiniowana i w zależności od Waszego poziomu zaawansowania, projektu, czy firmy, dla jakiej będziecie pracować, może się ona różnić. A to wpływa bezpośrednio na priorytetyzowanie zadań.

Nawet wewnątrz jednej firmy kluczowe oczekiwania będą różne dla analityka. Bo klienci są różni. Jeżeli nie dostałeś od razu takiej informacji, najlepiej byłoby się zapytać wprost swojego Project Managera o to, jakie one są. Jest to jedno z pierwszych moich pytań do PM’a, gdy wchodzę do nowego projektu. Za cel może być postawiona organizacja wiedzy w projekcie, wejście w rolę proxy Product Ownera, ustawienie procesów analizy, bo nigdy takich nie było, albo coś jeszcze innego. Będąc uzbrojonym w taką wiedzę, łatwiej będzie Ci priorytetyzować zadania. 

Zespół na pierwszym miejscu!

Bez względu jednak na to, jakie są kluczowe oczekiwania Project Managera, dobrze abyście zrozumieli jedno – jako analitycy biznesowi jesteście kluczowymi członkami zespołu. To Wy odpowiadacie za komunikację zespół – klient. To Wy posiadacie największą wiedzę w zespole, w zakresie wymagań i jesteście najbliżej klienta. Dlatego zespół i jego potrzeby zawsze są u mnie na pierwszym miejscu. Maile mogę sprawdzać 3 razy dziennie, w wyznaczonych porach, ale zespołowi staram się rozwiązywać problemy lub odpowiadać na pytania na bieżąco. Ogólnie wyciszam / wyłączam wszelkiego rodzaju powiadomienia z wszelkich aplikacji poza tą, której używa aktualnie mój zespół. Jeżeli nie jestem w stanie od razu odpowiedzieć na pytanie, mówię o tym osobie, która zgłasza się do mnie i ustalamy jak pilne to jest i czy na przykład jest w związku z tym zablokowana z dalszą pracą. Jeżeli jest, to nie ma dyskusji – zadanie otrzymuje z automatu najwyższy priorytet. W innym wypadku, zadanie ląduje na mojej liście “to do”, z odpowiednim terminem wykonania. 

 

Dlatego też, tworząc sobie listę priorytetów w projekcie, w pierwszej kolejności adresuję problemy zespołu, w dalszej to, jakie oczekiwania stawia mi firma. Najczęściej na następnych miejscach znajdują się:

  • problemy, jakie ma klient z rozwiązaniem, które bezpośrednio już na niego wpływają (np. bugi na live), 
  • specyfikacja nowych wymagań, 
  • inne kluczowe oczekiwania, postawione przede mną przez Project Managera,
  • dbanie o to, żeby w narzędziu do zarządzania wymaganiami wszystko było zgodnie z ustaleniami (labelki, komentarze, logowanie czasu itd.), 
  • zadania, które przyszły mailem (w ogromnej większości wypadków, jeżeli jakiś problem zgłaszany jest mailem, to znaczy że nie jest aż tak pilny),
  • itd.
Planowanie

O tyle, o ile na zgłoszenia zespołu (również po stronie klienta) reaguję od razu jak się pojawiają, pozostałe aktywności mam zaplanowane – np. blok czasu na przygotowanie specyfikacji (tzw. godzina ciszy o której możesz przeczytać tu), na sprawdzanie maili, na spotkania, itd. Pozwala to na efektywne adresowanie różnych oczekiwań stawianych mi w projekcie, a tym samym zapewnienie, że są one wykonane. Jaki ma sens spędzanie całego dnia na pisaniu specyfikacji w odcięciu od świata, skoro bieżące problemy klienta lub zespołu leżą odłogiem? 

 

A Wy? Jak ustalacie priorytety w swojej pracy? Czy wiecie, jakie kluczowe oczekiwania są przed Wami postawione?

 

Spodobało się? Podziel się!

Zostaw Komentarz