Bycie Product Ownerem w projekcie IT często oznacza bycie wieloma osobami naraz – w szczególności gdy jesteś jedynym PO. Jak pogodzić wszystkie aktywności tak, aby “dowozić” czego się od nas oczekuje? To pytanie jest mi często zadawane, więc postanowiłam podejść do tematu kompleksowo i opisać wszystko ku potomności 🙂
Nie zaskoczę Was stwierdzeniem, że zadania jakie są do wykonania, w najprostszy sposób można podzielić na takie, które wykonywane są regularne i takie, które pojawiają się nieregularnie (sporadycznie / jednorazowo itd.).
Radzenie sobie z aktywnościami, które pojawiają się regularnie, z mojego punktu widzenia, najlepiej zorganizować w checklisty. Każdy kto mnie zna, wie że jestem fanem wszelkiego rodzaju checklist – mam je prawie na wszystko. Taka lista jest gwarancją, że aktywności,które powinny być wykonane regularnie, gdzieś nie umkną.
W projektach wykorzystuję zawsze co najmniej te 4 checklisty:
- dzienną
- na zamknięcie i otwarcie sprintu
- na wydobywanie (elaboration checklist – na wysokopoziomowe dyskusje z biznesem)
- na precyzowanie wymagań (specification checklist – na przygotowywanie specyfikacji dla zespołu)
Co może być umieszczone na takich listach? Poniżej parę przykładów:
Dzienna checklista:
- zalogować czas
- sprawdzić stan wykonania zadań
- sprawdzić zgłoszone nowe bugi
- odpowiedzieć na wszystkie pytania, które pojawiły się od mojej ostatniej aktywności
- sprawdzić pocztę
- przesłać status klientowi
- sprawdzić labelki w zadaniach
Checklista zamykania / otwierania sprintu:
- sprawdzić, czy wszystkie zadania i bugi mają zalogowany czas
- sprawdzić, czy wszystkie zadania i bugi mają odpowiednie labelki
- sprawdzić, czy każdy bug ma opisany root cause
- pozamykać wszystkie skończone stories
- zamknąć sprint (formalnie w Jira / Azure Devops lub innym narzędziu, z jakiego korzystacie)
- sprawdzić ilość pracy zaplanowanej na kolejny sprint
- otworzyć sprint
- dodać odpowiednie taski
- ustawić odpowiednio priorytety
Elaboration checklist:
- widok web / mobile, aplikacja mobilna – zależności i ograniczenia
- czy funkcjonalność ma mieć możliwość jej włączenia / wyłączenia, w zależności od rynku, na jakim ma się znaleźć
- co, jeżeli brakuje contentu / produktów itd.?
- czy będziemy śledzić jak jest używana funkcjonalność?
- jak obsłużyć za długi tekst?
Specification checklist:
- wylistować różnice w mobile / web
- różne scenariusze procesu zakupowego
- czy potrzeba cache’ować dane?
- jak rozwiązanie ma wyglądać ze strony CRM (ścieżki, pola, jakie mają być nowe/ zmienione)
- jakie localization dictionary items są potrzebne*?
- uwzględnić działanie znaków diakrytycznych i innych specjalnych znaków (შეკვეთაზე! İıüÜæåøếđảêúûÚœôŒØłŁśšŚŠÆãÅżźŻŹćĆčČńŃ ñÑÅÄ’áéóůÉÓŮĄąĘęŘĚČÍŽřěčíž 入温和清洁和按摩肌 )
Te checklisty żyją – zawsze mam je pod ręką (najczęściej na pasku zakładek tak, aby ich aktualizowanie było możliwie najszybsze), umieszczone są w takim miejscu, aby cały zespół miał do tego dostęp (nie – zazwyczaj ich to nie interesuje 😉 ) aby w razie potrzeby można było tam jednak zaglądnąć i coś dopisać – w końcu kiedyś pojedziesz na wakacje i ktoś Wasze obowiązki przejmie prawda? Bądźcie dobrym kolegą / koleżanką im mu to ułatw. 🙂
Taka lista powinna być też tak skonstruowana, aby faktycznie tę pracę ułatwiała – dlatego, na przykład, dodaję do niej linka z odpowiednim query na brakujące w zadaniach labelki, albo link do narzędzia do raportowania godzin.
Godzina ciszy
Moją główną rolą na co dzień jest komunikacja między zespołem, a klientem i reagując cały czas na otrzymywane wiadomości (ok 10 osób w zespole + drugie tyle po stronie klienta) nie byłabym w stanie wygospodarować czasu na realizację większych zadań. Aby mieć pewność, że mam na nie czas, wprowadziłam “godzinę ciszy” – codziennie mam zablokowaną w kalendarzu minimum godzinę na tzw. pracę głęboką. W tym czasie zamykam się w salce konferencyjnej lub zakładam słuchawki z głośną muzyką i robię to, co wymaga mojego skupienia przez dłuższy czas, jak przygotowanie specyfikacji, raportu itp. Wyłączam w tym czasie również wszystkiego rodzaju komunikatory (telefon, Whatsapp, Teams, Skype, Outlook itp. – polecam zerknąć też na aplikację freedom.to która może Wam pomóc się zmusić do pracy głębokiej) i poświęcam sto procent czasu na wykonanie zadania, jakie zaplanowałam na ten dzień.
Lista TODO
To tyle, jeżeli chodzi o organizację regularnych aktywności – co zrobić w przypadku zadań, które pojawiają się nieregularnie albo ad hoc (np. kiedy przyjdzie nam coś do głowy w czasie robienia czegoś zupełnie innego)? Wszystkie tego typu zadania trzymam na JEDNEJ liście TODO. Dlaczego na jednej? Żeby mieć pełny obraz tego, co jest tak naprawdę do zrobienia. Lista ta jest regularnie przeglądana i priorytetyzowania – ja robię to zazwyczaj rano, po sprawdzeniu poczty. Byłam w takich projektach, w których byłam w stanie ją “wyczyścić” przez większość dni (tak, bywają takie projekty), ale zazwyczaj zawiera ona więcej pozycji niż jesteś w stanie aktualnie zrobić.
Ta lista zbudowana jest z :
- zadań i wymagań z treści maili, na które nie jestem w stanie odpowiedzieć w ciągu 2-3 minut,
- zadań zleconych przez Managera, Klienta, członków zespołu, innych stakeholderów wszelkimi kanałami (również te, które wynikają w trakcie rozmów)
- rzeczy które sama chciałabym zrealizować, które przyszły mi do głowy (coś co może usprawnić moją pracę, pracę zespołu, może być fajną funkcjonalnością dla klienta itd.)
Narzędzie do jej prowadzenia musi być łatwo dostępne z różnych urządzeń – nie zawsze pracuję na swoim komputerze, więc aplikacja w chmurze jest niezbędna, a dodawanie do niej zadań musi być superproste. To narzędzie ma Wam ułatwić pracę na co dzień, a nie ją komplikować w jakikolwiek sposób, więc poświęć chwilę na poszukanie takiego, które odpowiada Ci najbardziej (możesz zacząć od sprawdzenia takich narzędzi jak Asana, Todoist, Nozbe, Things 3).
Oldschool
Jestem również fanem papieru i pisania ręcznego, dlatego zawsze mam przy sobie notatnik – w trakcie pracy, jeżeli cokolwiek przychodzi mi do głowy, zapisuję to w moim notatniku. W nim też notuję na spotkaniach (jestem biologicznie upośledzona, jeśli chodzi o robienie notatek na komputerze – po prostu nie jestem w stanie tego robić jeżeli czynnie uczestniczę w spotkaniu – z pisaniem ręcznym za to, nie mam żadnych problemów :D). Aby być konsekwentną w trzymaniu wszystkich rzeczy do zrobienia w jednym miejscu, poświęcam te 2 do 5 minut po spotkaniu i 10 minut na koniec dnia, aby przepisać wszystkie rzeczy do zrobienia na moją listę zadań.
Ten sposób zarządzania zadaniami nie jest rewolucyjny – został on wypracowany na podstawie wiedzy na temat metody GTD (Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity, D. Allen), które dobrze zostało ujęte w kontekście IT w książce Michała Bartyzela “Getting things Programmed” , jak również wiedzy wyniesionej z bloga i podcastu Dominika Juszczyka (którego jestem absolutną fanką, a jego podejście do produktywności jest mi bardzo bliskie). Polecam zapoznać się z tymi źródłami jeżeli chcecie zgłębić temat.
Jak Ty organizujesz swoją pracę w ciągu dnia? Korzystasz z jakiś narzędzi? Co się u Ciebie sprawdza?
_________________________________________________________________________
* bardzo specyficzna projektowo – dobrze, taka ma być!
