Jak przechowywać wiedzę o stakeholderach? Narzędzia do pracy z zespołem

with Brak komentarzy

Jeżeli pracujesz w korpo, to prawdopodobnie jesteś ograniczony narzędziami, które ktoś wybrał za Ciebie. Nie masz pola manewru poza tym, że może po prostu opanować je najlepiej jak się da, żeby ułatwić pracę sobie i innym


Co wybrać, jeżeli pracujesz w małej firmie / zespole i stoicie przed takim wyborem?

 

Od razu uprzedzam, nie jest to ranking po przeprowadzeniu szerokiego rozpoznania rynkowego. Piszę wyłącznie o tych narzędziach, które przetestowałam i które się u mnie sprawdziły. 

Confluence – rozwiązanie celujące w duże firmy i projekty, ale moim zdaniem nieźle zaprojektowane (w odróżnieniu od siostry – Jira), i całkiem fajnie się używa. Cennik podobny, jak w innych narzędziach – wersja freemium też jest. To, co najbardziej mi się podoba w confluence

Nuclino – zaczęłam używać parę lat temu. Tworzenie i nawigowanie po strukturze jest bardziej “dowolne”, niż w confluence i UI zdecydowanie bardziej przypadł mi do gustu. 

Notion – jedno z popularnych narzędzi do zarządzania swoimi osobistymi notatkami, listami todo (choć u mnie nadal wygrywa TODOIST), może swobodnie być używane w pracy zespołowej. Nie jest to proste narzędzie – jest bardzo rozbudowane, daje sporo możliwości, ale trzeba mu poświęcić trochę czasu na rozkminę. 

Dokumenty tekstowe w chmurze – od razu powiem – jedna z najgorszych opcji. Nie tylko tych wymienionych przeze mnie. ALE, jeżeli nie masz możliwości korzystania z dedykowanych narzędzi, to nie może to być Twoją wymówką!

Dlaczego tak ważne jest, aby wiedza o stakeholderach była ogólnodostępna?

 

Wiem – Ty przygotujesz obszerne opracowanie o swoich stakeholderach i… nikt tam nie zajrzy. Jeżeli jesteś w projekcie, który już trwa, a zespół nie rotuje od dłuższego czasu – pewnie tak będzie. Jeżeli natomiast dopiero zaczynasz projekt, macie sporą rotację po swojej stronie, bądź stronie klienta, zaufaj mi – przyda się. 

Po pierwsze – każdy z członków Twojego zespołu będzie miał źródło wiedzy o stakeholderach dostępne 24/7 bez Twojego udziału. Więc, jeżeli dostają maila od kogoś ze strony klienta, są w stanie szybko zweryfikować kto to i dlaczego do nich pisze. Jeżeli przygotowałeś również opis preferencji np. dotyczący komunikacji, to wiedzą też, w jakim klimacie mają napisać maila (na luzie, czy bardzo formalnie), czy lepiej zadzwonić. 

Będzie to również przydatne, gdy będziesz miał świeżaka w zespole – nawet, jeżeli mu opowiesz “who is who”, to przecież On tego nie zapamięta od razu.

 

Wszystko sprowadza się do tego, żeby zdjąć z Ciebie konieczność przekazywania tych informacji. Nikt z nas nie ma przesadnie dużo czasu na co dzień, więc dlaczego nie?

Jest jeszcze jeden aspekt. Część z tej dokumentacji powinna być udostępniona klientowi i przez niego zaakceptowana. Z pewnością powinna to być lista kontaktowa, podział ról, RACI matrix dla projektu. Niekoniecznie musisz się dzielić power / influence matrix, czy innymi szczegółami charakterystyki stakeholderów (o tym, jak przeprowadzić charakterystykę stakeholderów napisałam tu).

 

Jak często zaglądam do dokumentacji o stakeholderach?

 

Najprostsza odpowiedź jest taka, że za każdym razem, gdy coś się zmienia. Ale powiedzmy sobie szczerze – nie zawsze o tym pamiętamy. Dlatego wartoby cyklicznie, co jakiś czas zajrzeć do tej dokumentacji, aby upewnić się, że wszystko jest aktualne. Jak często? Ogólnie, to zależy od projektu, ale staram się to zweryfikować raz na miesiąc. I za każdym razem, gdy coś się zmienia 🙂

I co? Przekonałam Cię do tej całej analizy stakeholderów? Czy nie trzeba było nikogo przekonywać? 🙂

Spodobało się? Podziel się!

Zostaw Komentarz